Call Back Systeem

Op efficiënte wijze een zo groot mogelijk resultaat behalen, dat is wat wij klanten willen bieden. Wanneer wij dus denken dat de opvolging van leads veel sneller gaat als wij het automatiseren, dan gaan wij daarmee aan de slag. Met als resultaat: ons Call Back Systeem. Dé tool die het terugbelproces eenvoudiger, slimmer en goedkoper maakt.

Problemen bij opvolging van leads

Het idee voor dit systeem ontstond toen wij opmerkten dat dealers waar Subaru mee samenwerkt, leads vaak lang lieten liggen voor ze werden gebeld. Zonde, want als je gelijk belt is je lead nog heel warm en je telefoontje dus het meest effectief. Met die reden in het achterhoofd, schakelde Subaru een callcenter in. Goed voor de doorloop, maar slecht voor de portemonnee.


Snel én kostenbesparend

Dit kan veel efficiënter, dachten wij. Dus wij gingen om tafel om een slim systeem te ontwikkelen. Het moest voor de dealers zo eenvoudig mogelijk zijn om contact op te nemen met iemand die een formulier voor een proefritaanvraag had ingevuld. Van ingevuld formulier naar telefoontje binnen nog geen halve minuut, dat was het idee. Zo kwamen we op het volgende model:


Stap 1: Persoon X vult een formulier in

Stap 2: De gegevens worden omgezet van tekst naar voice

Stap 3: De betreffende dealer wordt gebeld en hoort een voice-message

Stap 4: De dealer belt met één druk op de knop persoon X

Stap 5: Gesprek kan worden opgenomen voor kwaliteitsdoeleinden

Flowchart van het Call Back Systeem van Massmovement

Aan alles is gedacht

Dit systeem is toepasbaar voor elke klant, binnen verschillende situaties. Aan de hand van het Subaru-voorbeeld behandelen we graag een aantal vragen die we regelmatig krijgen:


  • Wat als ik geen tijd heb als ik door het systeem word gebeld?
    Dan druk je op 9 en belt het systeem je over 30 minuten weer.
  • En als ik dan ook niet kan opnemen?
    Het is maar net wat we instellen. We zouden kunnen zeggen dat je dan een uur later nog eens wordt gebeld, maar dit kan ook 4 uur later zijn, of een dag.
  • Wat als een formulier om 23.00 uur wordt ingevuld? Ik zit er niet op te wachten dat ik uit bed word gebeld.
    Begrijpelijk. Wij kunnen een scheduler in het systeem zetten die ervoor zorgt dat je bijvoorbeeld alleen tussen 9.00 uur en 19.00 uur wordt gebeld. Mocht iemand dan dus om 23.00 uur een formulier invullen, dan word jij om 9.00 uur de volgende ochtend gebeld door het systeem.
  • Kan ik dit systeem ook makkelijk in het buitenland gebruiken?
    Zeker. Het systeem zet de gegevens in het formulier om naar een voice-message in de taal van het ingestelde telefoonnummer.


De mogelijkheden zijn eindeloos. Het stappenplan hoeft niet te beginnen bij een formulier, ook een telefoontje van iemand zou het startpunt kunnen zijn. En heb je een speciale stem die je de voice message wilt laten inspreken, dan kan dat natuurlijk ook.

Foto van Fred van Panhuis

Benieuwd hoe je het Call Back Systeem voor jouw merk kunt inzetten?

We bekijken graag samen de mogelijkheden.

Neem contact op met Fred
Uitdagingen gaan wij nooit uit de weg. Waarom zouden we? Samen mooi werk maken, daar worden wij blij van!
Laten we eens kennismaken