“Als ik terugkijk op het afgelopen jaar, ben ik best trots”

Eigenaar Aadjan de Groot over de organisatie van MassMovement door de jaren heen

Aadjan de Groot neemt je in een drieluik blogs mee in zijn verhaal. Wat de afgelopen twaalf jaar als eigenaar van MassMovement hem hebben gebracht en waar hij nu staat. In dit tweede deel wordt ingezoomd op de organisatorische kant van het bureau en de ontwikkeling die MassMovement heeft doorgemaakt.

Mijn eerste artikel uit deze reeks ging over MassMovement, ontwikkelingen in de markt en de manier waarop we daar de afgelopen 12 jaar op inspeelden. De kern van het artikel was relevant blijven door te investeren in technieken en kennis, maar vooral door het investeren in mensen. MassMovement groeide, maar de manier waarop we ons organiseerden groeide niet mee. Ik besefte me dat we de organisatie anders moesten aanpakken om een volgende stap te maken.


“U vraagt, wij draaien”

In de eerste jaren van MassMovement was ons leven nog betrekkelijk eenvoudig. Wanneer ik er nu aan terugdenk waren we niet meer dan een digitaal productiehuis met het adagium “u vraagt, wij draaien”. We kregen basismateriaal aangeleverd, zoals logo’s, fonts, plaatjes en tekst, en we ontwikkelden online campagnemateriaal op basis van duidelijke instructies.


In die tijd was ik sales- én accountmanager. Mijn compagnon deed projectmanagement en stuurde een team aan in de Oekraïne. Deze groep developers en dtp-ers kende ik nog vanuit mijn vorige onderneming en leverde tegen hele lage tarieven nét de kwaliteit die nodig was om klanten tevreden te houden. De kern van de groeistrategie was focussen op volume draaien en jagen op nieuwe klanten om zo een gezonde basis neer te zetten. Het lukte heel lang om voor minimale budgetten toch maximale waarde toe te voegen.


Dit was niet mijn meest gezonde periode. Het samenwerken met teams in andere landen (eerst Oekraïne en later China) met een andere taal en cultuur, het managen van de klant en daarnaast ook nog new business genereren; het bracht een enorme werkdruk met zich mee. In die tijd zag ik dat nooit als probleem. Ik had er immers zelf voor gekozen om ondernemer te worden. De lange dagen en het werken voor een minimaal salaris nam ik voor lief. Ik was immers aan het bouwen en was bereid daar wat voor te laten.


Onhoudbare situatie

Ondertussen groeide MassMovement gestaag en kon ik medewerkers aannemen die meewerkten aan campagnes. Samen pakten we alles op als een soort familie. En we werkten keihard. Het werk dat we deden was goed, maar deden we puur op kracht. Goed plannen schoot er nogal eens bij in. Ik kan me nog goed herinneren dat we de livegang van een groot project op de dag van een bedrijfsuitje hadden staan. Onderweg naar Newcastle moesten we schakelen met China om campagnes live te zetten.



Foto: Bart Evers


Onze Creative Director Bart Evers was met zijn creatieve achtergrond organisch geëvolueerd tot projectleider. De énige projectleider binnen het hele team. Hij stuurde niet alleen op kwaliteit, maar ook op inhoud en proces. En zijn takenpakket werd met de dag groter. Deze manier van werken ging lang goed, maar was natuurlijk onhoudbaar. 


“Never let a good crisis go to waste”

Naarmate de projecten steeds complexer werden, werd het ook belangrijker dat de organisatie groeide. Toen Bart op het punt stond vader te worden en daarom even niet op kantoor zou zijn, bleek hoeveel verschillende werkzaamheden er op zijn schouders rustten. En hoe afhankelijk MassMovement daarvan was. Er moest iets goed gaan veranderen, dat was duidelijk. “Never let a good crisis go to waste”, schijnt Winston Churchill ooit gezegd te hebben.


Met Merlijn Hoek had ik de kennis in huis gehaald die MassMovement kon helpen stappen te maken. Bij Roorda had hij gedegen bureau-ervaring opgedaan en het van oudsher traditionele bureau geholpen met 360 graden-denken. Bij TinQwise zette hij samen met de zittende directie een multidisciplinaire studio op en hij leerde het team hoe je creativiteit kunt organiseren binnen een bureaustructuur.



Foto: Bart Evers, Merlijn Hoek, Amanda Lautenbach & Fred van Panhuis
Fotografie: Nylo de Meijer


Samenwerken als uitgangspunt

We besloten een eerste stap te maken met het opzetten van een centrale project- en medewerkersplanning. Bovendien gingen we allemaal werken met dezelfde software voor e-mail en bijbehorende agenda’s. Ook schaften we een tool aan waar alle projectinformatie in werd geborgd. Kortom: we legden de (software)basis om informatie overdraagbaar te maken en te kunnen samenwerken.


Maar daarmee hadden we nog geen gedrag veranderd. Wanneer je al 12 jaar op een bepaalde manier werkt, verander je dat niet zomaar. Dat geldt voor mezelf, maar ook voor medewerkers die al jaren bij MassMovement werken. Op een andere manier leren samenwerken is een proces dat veel tijd en energie kost. Dit proces zijn we samen, als één sterke organisatie, aangegaan.


Als ik terugkijk op wat we in het afgelopen jaar voor elkaar hebben gebokst, ben ik best trots. In iets meer dan een jaar tijd zijn we het samenwerken in vaste (zelfsturende) projectteams gestart, hebben we een vaste werkwijze geïntroduceerd voor de new business-fase en worden projecten aangestuurd door een nieuw opgezet Project Bureau. Dit bureau heeft binnen MassMovement een belangrijke functie: het is verantwoordelijk voor een soepele overgang van new business naar projecten, draagt er zorg voor dat projecten op tijd worden opgeleverd en staat garant voor de kwaliteit ervan.



Project Bureau 

Onder leiding van Merlijn heeft het Project Bureau, bestaande uit Bart Evers, Amanda Lautenbach en Fred van Panhuis, hard gewerkt aan het verder organiseren van MassMovement. En nog steeds wordt er aan de werkwijze en het aansturen van projecten elke dag wat verbeterd.


Amanda

"Waar de verbetering voor mij vooral in zit, is dat iedereen meer betrokken is (en zich meer betrokken voelt) bij de campagnes. Dit zorgt duidelijk voor meer enthousiasme en energie op de werkvloer."

De goede basis staat. Voor elk project wordt een team samengesteld waarbinnen ieder een specifieke rol heeft, met de bijbehorende taken en verantwoordelijkheden. Hierdoor wordt het beste in de werknemers naar boven gehaald en kunnen ze groeien in hun rol. Maar vooral ook: op een leuke manier samenwerken. Om zo werk van het hoogste niveau te kunnen leveren aan de klant.

Robert

"Het gevoel van ‘ieder doet zijn ding en gooit het daarna over de schutting’ van voorheen is verdwenen. We zijn nu nog meer een team. De onderlinge samenwerking heeft echt een boost gekregen."

Groei

Als ondernemer krijg ik nog steeds energie van de groei van het bedrijf. Maar anders dan in de eerste jaren zit de groei nu eerder in de breedte dan in de massa. Met de basis die nu staat en de professionalisering die we hebben ingezet, kunnen we meer sturen op een groei in kwaliteit en creativiteit. Door de automatismen die ontstaan, kunnen we dat doen op souplesse en steeds minder op kracht.


Is dat makkelijk? Nee. Is het perfect? Bij lange na niet! Maar het is vooral heel erg leuk om op deze manier te sturen op duurzame relaties. Allereerst de relaties met onze eigen mensen en met onze klanten, maar natuurlijk ook het bouwen aan relaties voor de klanten van onze klanten. We blijven nu eenmaal een reclamebureau.


Binnenkort in deel 3: een praktijkvoorbeeld van wat deze nieuwe manier van organiseren en werken voor klanten betekent. Vragen aan Aadjan over dit tweede deel uit een drieluik blogs? Of eens met hem sparren? Je kunt hem altijd mailen: aadjan.de.groot@massmovement.nl



Foto: Aadjan de Groot
Fotografie: Nylo de Meijer
Uitdagingen gaan wij nooit uit de weg. Waarom zouden we? Samen mooi werk maken, daar worden wij blij van!
Laten we eens kennismaken